September 24, 2025

This document outlines the principles and basic information regarding the processing of personal data by KENO Sp. z o.o. based in Gliwice, specifically the data of Clients and other individuals interested in KENO’s offer, who use the website available at: https://www.keno-energy.com/, the B2B platform available at: https://b2b.keno-energy.com/, as well as the mobile application named “MyKENO” (available for download on Google Play and AppStore), which offers functionalities similar to the B2B platform mentioned above.

This document is of a general nature. If you have received any other informational clause from KENO regarding the processing of your data, the information contained in that clause takes precedence over the provisions of this policy. This is particularly important because, due to the wide scope of KENO’s activities, your data may be processed under different legal grounds and for different purposes than those specified in this policy. However, if you have not received any other document from KENO concerning the processing of personal data, the provisions of this policy should be regarded as fully binding and as the sole and complete information regarding data processing by KENO.

In this document, you can find the following information regarding the processing of your data by KENO:

1. kto jest administratorem Państwa danych – wraz z danymi kontaktowymi;
2. z kim mogą się Państwo kontaktować w razie pytań lub wniosków związanych z przetwarzanymi danymi, oraz kto jest odpowiedzialny w KENO za zapewnienie zgodności przetwarzania danych z prawem a więc tożsamość i dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych KENO;
3. w jakich celach KENO może przetwarzać Państwa dane, oraz na jakiej podstawie prawnej, a także czy jesteście Państwo zobligowani do podania określonych rodzajów danych, a jeżeli tak, to czy jest to wymóg ustawowy, albo czy jest to niezbędne do zawarcia umowy między Państwem a KENO;
4. komu KENO może przekazywać Państwa dane osobowe i w jakim celu;
5. Whether KENO intends to transfer your data to countries outside the European Economic Area or to international organizations;
6. for what period KENO may process your data, and if its exact determination is not possible – on what grounds KENO will determine this period;
7. jakie posiadają Państwo prawa w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez KENO;
8. czy Państwa dane będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a jeżeli tak, to w jakim zakresie i na jakiej podstawie.

W niniejszym dokumencie również znajdą Państwo informacje na temat przetwarzania Państwa danych w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych na infolinii KENO. W tym celu zachęcamy w szczególności do zapoznania się z § 10a, a także z informacjami ogólnymi na temat tożsamości administratora danych, kontaktu do Inspektora Ochrony Danych, a także definicjami użytych w niniejszym dokumencie pojęć, znajdującymi się w § 1 – § 3.

§ 1. ZNACZENIE UŻYTYCH POJĘĆ

W celu zwiększenia czytelności niniejszego dokumentu oraz zapewnienia jednoznaczności niektórych użytych w nim pojęć wskazujemy, że poniższe pojęcia pisane wielką literą należy rozumieć w następujący sposób:

1. KENO (lub Administrator) – KENO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gliwicach, pod adresem ul. Ignacego Daszyńskiego 609, 44-151 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, Wydział X Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000688578, posługująca się NIP: 6312671983, oraz numerem REGON: 36787086300000, z kapitałem zakładowym w wysokości 200.000,00 zł.
2. GDPR – Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation). The basic European legal act on the protection of personal data.
3. Użytkownik – każdy z Państwa, o ile korzystacie Państwo z usług KENO, w szczególności za pomocą Strony Internetowej lub Platformy B2B.
4. Strona Internetowa – witryna dostępna pod adresem: https://www.keno-energy.com/, zawierająca podstawowe informacje na temat KENO oraz oferty.
5. Platforma B2B – internetowa platforma sprzedażowa dostępna pod adresem: https://b2b.keno-energy.com/, umożliwiająca zarejestrowanym Użytkownikom składanie zamówień na towary oferowane przez KENO.
6. Aplikacja – aplikacja mobilna pod nazwą „MyKENO”, dostępna do pobrania na urządzenia mobilne z serwisów: Google Play oraz AppStore, o funkcjonalności analogicznej do Platformy B2B, tj. między innymi umożliwiająca zarejestrowanym Użytkownikom składanie zamówień na towary oferowane przez KENO
7. Państwa Trzecie – Państwa niebędące członkami Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
8. Chat AI – czat oparty na technologii sztucznej inteligencji, udostępniony Państwu na naszej Stronie Internetowej.

Pojęciom niewskazanym w powyższym wykazie należy nadawać znaczenie zgodnie z ogólnymi regułami języka polskiego. Zapewniamy, iż dołożyliśmy wszelkich starań, aby niniejszy dokument był dla Państwa czytelny i zrozumiały w największym możliwym stopniu.

Jeżeli w niniejszym dokumencie odnosić się będziemy do „nas” lub będziemy się określać jako „my”, to w takim przypadku mamy na myśli KENO – czyli Administratora.

Jeżeli w treści niniejszego dokumentu nie zastrzeżono wyraźnie inaczej, to jeżeli będziemy w nim odnosić się do funkcjonalności Platformy B2B, oraz przetwarzania Państwa danych w związku z korzystaniem z tejże platformy, to mamy na myśli również funkcjonalności Aplikacji oraz przetwarzanie Państwa danych podczas korzystania z Aplikacji.

§ 2. DANE OSOBOWE, PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH – DEFINICJE

Za Państwa dane osobowe należy uznać wszelkie informacje, a w szczególności zestaw informacji na temat Państwa, które umożliwią jednostkową identyfikację Państwa jako poszczególnych, pojedynczych, konkretnych osób. Zatem poprzez pojęcie „dane osobowe” należy rozumieć wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Tak więc, co należy podkreślić, dane osobowe to informacje wyłącznie na temat osób fizycznych, jednakże jeżeli reprezentujecie Państwo spółkę albo inną organizację, KENO nadal będzie przetwarzać dane osobowe, jednakże jedynie w zakresie informacji, które bezpośrednio dotyczą Państwa jako osób fizycznych – przedstawicieli, czy pracowników tych spółek albo organizacji.

Poprzez przetwarzanie danych rozumiemy praktycznie wszystkie operacje, jakich możemy dokonać na Państwa danych osobowych. Pojęcie to obejmuje właściwie wszystko, co można zrobić z Państwa danymi od momentu ich zebrania do ich usunięcia, włącznie z tymi operacjami. Przetwarzaniem danych będzie więc również samo ich posiadanie w bazach lub archiwach, porządkowanie ich, przekazywanie, modyfikowanie, aktualizowanie, wykorzystywanie ich w celach gospodarczych, łączenie w bazy danych, pseudonimizowanie, anonimizowanie lub kopiowanie.

§ 3. INFORMACJE OGÓLNE – ADMINISTRATOR ORAZ INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją usług oferowanych na Stronie Internetowej oraz Platformie B2B, a także wszelkich innych czynności podejmowanych w związku z powyższymi usługami jest KENO. Bezpośredni kontakt z Administratorem mogą Państwo uzyskać korzystając z następujących punktów kontaktowych:

1. Adres e-mail: biuro@keno-energy.com,
2. Numer telefonu: +48 32 341 71 71,
3. Adres siedziby rejestrowej: KENO Sp. z o.o., ul. Ignacego Daszyńskiego 609, 44-151 Gliwice.

Inspektor Ochrony Danych

Informujemy, iż powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możecie się Państwo skontaktować w razie wszelkich pytań lub wniosków związanych z przetwarzaniem Państwa danych. Inspektorem Ochrony Danych w KENO jest pan Kamil Stępor, z którym kontakt możliwy jest poprzez:

1. Adres e-mail: prawny@keno-energy.com,
2. Numer telefonu: +48 603 640 013,
3. Adres korespondencyjny: KENO Sp. z o.o., ul. Ignacego Daszyńskiego 609, 44-151 Gliwice, z dopiskiem: „Inspektor Ochrony Danych” lub „Ochrona danych osobowych”.

Kontakt z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych

Zalecamy, aby wszelkie pytania lub wnioski związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez KENO kierować bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych, za pomocą jednej ze wskazanych powyżej metod kontaktu. Jednocześnie podkreślamy, iż każda forma kontaktu z nami jest równoważna i – o ile wyraźnie nie zaznaczymy inaczej w niniejszym dokumencie lub podczas kontaktu z Państwem – wybór tej formy należy do Państwa i żadna z tych form nie będzie traktowana przez nas priorytetowo przy załatwianiu spraw. Pytania lub wnioski związane z przetwarzaniem danych osobowych nieskierowane bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych również zostaną przez nas rozpatrzone na takich samych zasadach i z dochowaniem takiej samej staranności, jak w przypadku kontaktu bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych. Dodatkowo przyjmujemy zasadę, iż udzielamy odpowiedzi w takiej samej formie, w jakiej zadano pytanie. Jeżeli więc, przykładowo, zgłosicie się do nas Państwo za pomocą wiadomości e-mail, odpowiedzi udzielimy Państwu w tej samej formie, na adres e-mail, z którego zadano pytanie lub przesłano wniosek, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy prawa zobowiążą nas do udzielenia odpowiedzi w innej formie (np. w formie pisemnej).

§ 4. ŹRÓDŁO GROMADZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Głównym źródłem pochodzenia danych, które przetwarzamy jesteście Państwo. Przetwarzane przez nas dane osobowe pochodzą więc bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. W szczególności dane osobowe są zbierane, gdy Państwo – Użytkownicy:

1. Dobrowolnie wprowadzają je w udostępnionych przez KENO formularzach (np. rejestracyjnych lub zgłoszeniowych);
2. Dołączają lub rejestrują się na organizowane przez KENO lub jego kontrahentów webinary, seminaria i szkolenia;
3. Korzystają z Platformy B2B lub Aplikacji;
4. Składają zamówienia lub dokonują zakupu produktów i usług oferowanych przez KENO;
5. Kontaktują się z działem obsługi klienta KENO: drogą telefoniczną, pocztową, za pośrednictwem poczty elektronicznej, Platformy B2B lub Aplikacji;
6. Podają dane w celu wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji marketingowych, newslettera lub innych treści skierowanych przez KENO bezpośrednio do nich.
7. Korzystają z funkcjonalności Chatu AI dostępnego na Stronie Internetowej.

Pliki cookies oraz pliki i narzędzia o podobnym działaniu

Jeżeli korzystają Państwo ze Strony Internetowej lub Platformy B2B, będziemy dodatkowo zbierać Państwa dane za pośrednictwem plików „cookies”. Szczegółowe zasady dotyczące gromadzenia plików cookies przez nas ujęliśmy w odrębnym dokumencie, który mogą Państwo znaleźć pod następującym adresem: https://www.keno-energy.com/KENO Polityka plikow cookies.pdf.

Jednocześnie informujemy, iż nasza Strona Internetowa, Platforma B2B oraz Aplikacja używają narzędzi Google Analytics, Pixel Facebook oraz LinkedIn Insight Tag, i tym podobnych tj. kodów zbierających dane dotyczących poruszania się po serwisie. Powyższe informacje wykorzystywane będą jedynie w celach marketingowych.

§ 5. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych, o które prosimy (np. w formularzach) jest dla Państwa co do zasady dobrowolne w tym sensie, że nie wynika z żadnego ciążącego na Państwu obowiązku prawnego. Zastrzegamy jednakże, iż Państwa dane osobowe są nam niezbędne aby prawidłowo zrealizować usługi, które Państwu oferujemy, lub dostarczyć Państwu zamówione towary, albo w innych celach związanych, czy wynikających ze świadczonych przez nas usług. Oznacza to, że odmowa podania danych z Państwa strony będzie przez nas całkowicie respektowana, niemniej może skutkować odmową świadczenia przez nas usług na rzecz Państwa.

Gdyby jednak doszło do sytuacji, w której podanie przez Państwa danych będzie obowiązkowe, wyraźnie o tym Państwa poinformujemy przed zebraniem tychże danych, a w każdym razie najpóźniej w chwili ich zebrania.

§ 6. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH

Państwa dane będą przez nas przetwarzane wyłącznie wtedy, jeżeli będziemy mieli dla takiego przetwarzania ważną podstawę prawną. Każda informacja na Państwa temat przetwarzana jest przez nas w konkretnym, oznaczonym celu. Jeżeli odpadną wszystkie podstawy prawne do przetwarzania jakiejś informacji na Państwa temat, albo jeżeli wszystkie cele, dla których to robiliśmy, zostaną wypełnione lub z jakichś powodów ich realizacja stanie się niemożliwa lub nieracjonalna – to zobowiązujemy się w tym zakresie usunąć Państwa dane albo je zanonimizować w taki sposób, aby nie można było stwierdzić, że dotyczą one Państwa. Podkreślamy, że anonimizacja danych jest procesem nieodwracalnym.

Podstawy przetwarzania danych

Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe powołując się na następujące podstawy:

1. Jeżeli dane te będą nam niezbędne dla wykonania lub zawarcia umowy z Państwem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Umowa ta może dotyczyć zarówno sprzedaży oferowanych przez nas towarów, jak i świadczenia oferowanych przez nas usług, w tym przede wszystkim organizacji szkoleń, czy nawet prowadzenia Państwa profilu na Platformie B2B lub Aplikacji samego w sobie. Na tej podstawie możemy jednak przetwarzać Państwa dane wyłącznie wtedy, gdy to Państwo osobiście jesteście stronami tej umowy (np. jako jednoosobowi przedsiębiorcy, albo uczestnicy szkolenia). Jeżeli jesteście Państwo wyłącznie reprezentantami albo pracownikami spółki lub organizacji będącej stroną takiej umowy – podstawa ta nie znajdzie zastosowania. W znajdującej się poniżej tabeli podstawa ta została ujęta jako „WYKONANIE UMOWY”.
2. Jeżeli powszechnie obowiązujące przepisy prawa zobowiązują nas do przetwarzania danych osobowych, albo gdy wypełnienie takiego obowiązku wiąże się dla nas z koniecznością przetwarzania danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W znajdującej się poniżej tabeli podstawa ta została ujęta jako „OBOWIĄZEK PRAWNY”.
3. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – którą wyrazili nam Państwo, jeżeli o to wyraźnie poprosiliśmy, lub z Państwa własnej inicjatywy. Państwa zgoda będzie skuteczna wyłącznie wtedy, gdy będzie wyrażona w sposób dobrowolny, świadomy, konkretny i jednoznaczny. W sytuacji, gdy to my będziemy Państwa prosić o wyrażenie zgody i przygotujemy dla Państwa oświadczenie o wyrażeniu zgody (np. w formie checkboxa na stronie internetowej), to dołożymy wszelkich starań, aby treść oświadczenia o wyrażeniu zgody dostarczała Państwu wszystkich niezbędnych informacji tak, aby mogli Państwo wyrazić zgodę świadomie, konkretnie i jednoznacznie. Dodatkowo nie stosujemy praktyk domyślnego zaznaczania checkboxów, albo wplatania zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych w treści przedkładanych Państwu dokumentów, aby każda zgoda wyrażona przez Państwa była złożona świadomie. Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych, możecie ją Państwo w każdej chwili wycofać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych, korzystając z jednej z metod kontaktu wskazanych w § 3. niniejszego dokumentu. Zapewniamy, iż wycofanie zgody będzie równie proste, co jej wyrażenie. W znajdującej się poniżej tabeli podstawa ta została ujęta jako „ZGODA”.
4. Jeżeli mamy prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu Państwa danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz interes może między innymi sprowadzać się do konieczności obrony lub dochodzenia roszczeń powstałych na gruncie świadczonych przez nas usług lub w związku z nimi, odpowiedzi i realizacji Państwa reklamacji i żądań, prowadzenia archiwum, przesyłania do Państwa treści marketingowych odnoszących się do naszych własnych usług, czy chęci przedstawienia Państwu jakichś dodatkowych usług (np. dodatkowych metod finansowania Państwa zakupów na naszej Platformie B2B). W każdym przypadku, jeżeli powołujemy się na tę podstawę przy przetwarzaniu Państwa danych, przysługuje Państwu prawo do złożenia sprzeciwu od przetwarzania danych. Katalog sytuacji, w których przetwarzamy Państwa dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu został zamieszczony poniżej, w sekcji „Uzasadnione interesy”. W znajdującej się poniżej tabeli podstawa ta została ujęta jako „UZASADNIONY INTERES”.

Cele przetwarzania danych

Poniższa tabela przedstawia cele dla których przetwarzamy dane, krótki opis możliwych czynności, które możemy podjąć dla ich realizacji, oraz ich podstawę prawną.

Uzasadnione interesy

Ponieważ niekiedy powołujemy się na nasz prawnie uzasadniony interes przy określaniu podstaw przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, w poniższej tabeli przybliżamy na czym ten interes polega w poszczególnych przypadkach.

Zasady szczególne

Informacje o celach i podstawach przetwarzania danych w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych oraz udostępnienia Państwu Chata AI na naszej Stronie Internetowej znajdą Państwo w odrębnych paragrafach, tj. w § 10a – dla nagrywania rozmów telefonicznych oraz w § 10b – dla Chatu AI. Zaznaczamy jednocześnie, że jeżeli któraś z kwestii poruszonych w niniejszym dokumencie nie została poruszona w tych paragrafach – to dla tych czynności przetwarzania zastosowanie mają zasady ogólne wskazane przez nas w pozostałych częściach niniejszego dokumentu.

§ 7. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zapewniamy, że Państwa dane przechowywane są zgodnie z zasadą minimalizacji danych, a więc jedynie przez taki okres, który jest niezbędny do wypełnienia celów, dla których dane zostały zebrane, albo – alternatywnie – do czasu, w którym realizacja tych celów stanie się niemożliwa lub nieracjonalna.

Z uwagi na nasz profil działalności, oraz specyfikę celów, dla których przetwarzamy Państwa dane, trudno liczbowo sprecyzować okres przechowywania Państwa danych przez nas. Z tego względu, w miejsce wskazywania liczbowo konkretnych okresów przetwarzania danych, poniżej przedstawiamy podstawy do ich obliczenia:

1. do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych – jeżeli przetwarzane są na podstawie zgody – lub
2. do czasu skutecznego złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – jeżeli przetwarzane są na podstawie uzasadnionego interesu – lub
3. do czasu całkowitego zrealizowania wszystkich działań podejmowanych przez nas na podstawie naszego uzasadnionego interesu – lub
4. do czasu całkowitej realizacji umowy – gdy realizacja ta stanowiła podstawę do przetwarzania danych – lub
5. do czasu całkowitej realizacji obowiązku, który ciąży na KENO, lub po upłynięciu wprost wskazanego liczbowo okresu, przez jaki KENO obowiązane było dane przetwarzać – lub
6. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Podkreślić należy, że Państwa dane mogą być przetwarzane zarówno w kilku celach, jak i na kilku podstawach równocześnie. W takim przypadku odpadnięcie jakiejś podstawy (np. wycofanie zgody), albo realizacja jednego z celów (np. realizacja umowy poprzez dostawę zamówionych towarów) nie zawsze musi skutkować usunięciem danych. Dane w takim przypadku możemy nadal przetwarzać, ale powołując się na pozostałe podstawy lub pozostałe cele przetwarzania. Czasami odpadnięcie jednej z podstaw lub realizacja jednego celów przetwarzania wiązać się będzie z ograniczeniem zakresu danych, jakie przetwarzamy.

§ 8. UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Na podstawie przepisów RODO, każdej osobie, której dane przetwarzamy przysługuje szereg uprawnień, których realizacji może od nas żądać. Zapewniamy możliwość i ewentualną pomoc przy realizacji każdego z nich, chyba że okazałoby się to technicznie lub prawnie niemożliwe. O ewentualnej niemożności realizacji Państwa uprawnień niezwłocznie Państwa poinformujemy, jeżeli zgłoszą Państwo żądanie, którego nie będziemy mogli spełnić. Zapewniamy jednocześnie, iż wspomniane przeszkody o charakterze technicznym lub prawnym będą jedyną podstawą odmowy realizacji Państwa uprawnień.

W związku z przetwarzaniem danych, przysługują Państwu następujące uprawnienia:

1. Prawo do dostępu do danych – w ramach realizacji tego prawa możecie Państwo żądać:
   1. potwierdzenia, że Państwa dane w ogóle są przetwarzane;
   2. dostępu do danych – a gdy bezpośredni dostęp do nich okazałby się technicznie niemożliwy – do otrzymania ich kopii.
2. Prawo do sprostowania danych – w ramach realizacji tego prawa możecie Państwo żądać:
   1. uzupełnienia danych – jeżeli dane, które posiadamy, są niekompletne,
   2. aktualizacji danych – jeżeli dane, które posiadamy, są nieaktualne,
   3. korekty danych – jeżeli dane, które posiadamy, są niezgodne ze stanem faktycznym.
3. Prawo do bycia zapomnianym – a więc prawo do żądania usunięcia danych, które przetwarzamy. Żądanie to będzie skuteczne wtedy, gdy:
   1. przetwarzaliśmy Państwa dane na podstawie zgody, która została wycofana, albo
   2. przetwarzaliśmy Państwa dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu, a złożyliście Państwo skuteczny sprzeciw od przetwarzania, albo
   3. Państwa zdaniem odpadły już wszystkie podstawy oraz zrealizowano wszystkie cele przetwarzania, a dane nie zostały jeszcze usunięte.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych – w sytuacji, w której uznają Państwo, że część z przetwarzanych przez nas danych (lecz nie całość), które dotyczą Państwa, nie jest już nam potrzebna do realizacji celów przetwarzania. Z uwagi na konieczność zapewnienia realizacji zasady minimalizacji danych zapewniamy jednak, że Państwa dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie nam niezbędnym z punktu widzenia konieczności realizacji założonych celów przetwarzania. Bez względu na powyższe, zapewniamy że każde takie żądanie rozpoznamy.
5. Prawo do przenoszenia danych – możecie Państwo nas poprosić o przeniesienie danych z naszych baz do baz innego administratora, jeżeli przetwarzamy Państwa dane w oparciu o przesłanki oznaczone powyżej jako ZGODA lub WYKONANIE UMOWY, oraz jeżeli dane te przetwarzamy w sposób zautomatyzowany (np. poprzez przechowywanie ich w systemie informatycznym). Prawo to możemy zrealizować wyłącznie na Państwa prośbę, jeżeli jest to technicznie wykonalne.
6. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) – szczegółowe informacje na temat wniesienia skargi mogą Państwo znaleźć pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Wszelkie żądania realizacji praw, o których mowa w niniejszym paragrafie – z wyjątkiem wskazanego w pkt. 6 powyżej (wniesienie skargi do PUODO) – mogą Państwo kierować bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sposób wskazany w § 3.

Sprzeciw

Podkreślić należy, iż w ramach prawa do bycia zapomnianym, o którym mowa w pkt. 3 powyżej mają Państwo prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Poszczególne sytuacje, w przypadku których przetwarzamy Państwa dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu wskazaliśmy w § 6 w sekcji „Uzasadniony interes”. W każdym takim przypadku – jeżeli stwierdzą Państwo, że przysługujące Państwu podstawowe prawa do wolności, a w szczególności prawo do prywatności, są ważniejsze lub nadrzędne wobec naszego uzasadnionego interesu, na który się powołujemy przy przetwarzaniu Państwa danych – mogą Państwo złożyć sprzeciw, kierując go bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych za pomocą jednego ze sposobów kontaktu wskazanych w § 3. Dołożymy wszelkich starań aby bez zbędnej zwłoki rozpatrzyć Państwa sprzeciw – a jeżeli go odrzucimy – to wskażemy szczegółowe powody dla których go odrzuciliśmy. W każdym przypadku, gdy nie będą Państwo usatysfakcjonowani z udzielonej przez nas odpowiedzi na złożony sprzeciw, mogą Państwo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sposób o którym mowa w pkt. 6 powyżej.

Identyfikacja

Zaznaczamy, iż jesteśmy zobowiązani działać zgodnie z zasadą poufności i integralności przetwarzanych przez nas danych osobowych. Stąd też przed przystąpieniem do rozpatrywania Państwa żądań związanych z realizacją przysługujących Państwu praw możemy dokonać weryfikacji Państwa tożsamości. W tym celu możemy poprosić Państwa o wskazane konkretnych danych, które następnie porównamy z tymi, które przetwarzamy. Ponieważ celem takiej prośby jest wyłącznie weryfikacja tożsamości oraz identyfikacja, jej przedmiotem nigdy nie będzie pytanie o dane, których nie przetwarzamy (np. jeżeli nie przetwarzamy Państwa numeru PESEL, to nie będziemy o niego pytać w celu identyfikacji).

§ 9. ODBIORCY DANYCH. PAŃSTWA TRZECIE I ORGANIZACJE MIĘDZYNARODOWE

W toku realizacji celów, dla których przetwarzamy Państwa dane, w szczególności podczas realizacji zawieranych między nami a Państwem umów albo podczas realizacji nałożonych na nas przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa obowiązków, możemy korzystać z pomocy osób trzecich – przede wszystkim naszych kontrahentów oraz organów państwowych, co może wiązać się z ujawnieniem Państwa danych tym podmiotom. Zapewniamy, że Państwa dane będą ujawniane wyłącznie wtedy, gdy będzie to niezbędne oraz zgodnie z prawem. Poniżej wskazujemy rodzaje podmiotów, którym możemy ujawnić Państwa dane:

1. naszym kontrahentom, z którymi organizujemy szkolenia, eventy i targi;
2. naszym kontrahentom, którzy świadczą na naszą rzecz usługi informatyczne, marketingowe, kurierskie, spedycyjne, czy finansowe;
3. organom państwowym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Państwa Trzecie i organizacje międzynarodowe

Nie przewidujemy możliwości przekazania Państwa danych osobowych do Państw Trzecich (do osób lub innych podmiotów przebywających lub mających siedzibę na ich terytorium), lub do organizacji międzynarodowych, z zastrzeżeniem treści § 10b niniejszego dokumentu.

§ 10. PROFILOWANIE I ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE DANYCH

Profilowanie – oznacza zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych, głównie za pomocą algorytmów informatycznych, które polega na analizie zachowań konkretnych osób (np. podczas korzystania ze strony internetowej) i na tej podstawie stworzeniu profili preferencji, zainteresowań, lokalizacji, czy sytuacji ekonomicznej tych osób, którego przykładowym celem może być dostosowanie wyświetlanych na witrynie internetowej treści.

Państwa dane osobowe przetwarzane przez nas mogą podlegać profilowaniu. Jednakże profilowanie to nie będzie się wiązać ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji wobec Państwa, które mogłoby wywołać określone skutki prawne dla Państwa. A zatem, Państwa profile nie są w żaden sposób wykorzystywane przez nas do podejmowania wobec Państwa jakichś wiążących decyzji o ważkich dla Państwa skutkach.

Podstawą profilowania Państwa danych osobowych przez nas jest nasz prawnie uzasadniony interes, a celem jest chęć podnoszenia jakości świadczonych przez nas usług i dostosowywanie naszej oferty i przedstawianych na Stronie Internetowej i Platformie B2B treści pod Państwa osobiste preferencje i oczekiwania.

Jednocześnie z uwagi na chęć podnoszenia jakości oraz możliwie jak najszybszej realizacji oferowanych przez nas usług, część czynności podejmowanych przez nas (np. w związku z obsługą składanych zamówień) – lub nawet wszystkie – może być zautomatyzowana i realizowana bez udziału czynnika ludzkiego. Co za tym idzie, Państwa dane mogą być przez nas przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Podczas tego procesu nie będziemy jednak podejmować wobec Państwa żadnych decyzji o doniosłych dla Państwa skutkach prawnych.

Jeżeli nie życzą sobie Państwo, aby Państwa dane osobowe podlegały profilowaniu, albo zautomatyzowanemu przetwarzaniu, informujemy iż przysługuje Państwu prawo do złożenia sprzeciwu wobec profilowania.

§ 10a. NAGRYWANIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH

Informujemy, że wszystkie rozmowy telefoniczne na infolinii KENO (pod numerem: +48 32 341 71 71) są przez nas nagrywane. W niniejszym paragrafie zamieszczamy szczegółowe informacje na temat przetwarzania Państwa danych w związku z rejestrowaniem rozmów telefonicznych.

Rejestrujemy wszystkie rozmowy telefoniczne na infolinii KENO. Po wybraniu numeru ogólnego (+48 32 341 71 71) zostaną Państwo poproszeni o wybranie numeru wewnętrznego, kierującego do poszczególnych działów KENO. Podkreślamy więc, iż rejestrujemy rozmowy pod wszystkimi numerami wewnętrznymi.

Cele rejestracji rozmów

Rejestrujemy rozmowy telefoniczne na infolinii KENO w następujących celach:

1. zapewnienia bezpieczeństwa klientów dzwoniących na infolinię,
2. umożliwienia dodatkowego udowodnienia ustalonych podczas rozmowy warunków transakcji (jeżeli rozmowa ma charakter handlowy),
3. podwyższenia jakości obsługi klienta przez nas, oraz umożliwienia bieżącego badania poziomu tej jakości.

Podstawa prawna rejestracji rozmów

Nie rejestrujemy rozmów telefonicznych bez Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dzwoniąc na infolinię zostają Państwo poinformowani o nagrywaniu rozmów oraz o tym, że w razie braku zgody na nagrywanie mogą Państwo się rozłączyć. Z uwagi na okoliczność, iż nie możemy w inny sposób zebrać od Państwa zgody uznajemy, iż po usłyszeniu powyższego komunikatu kontynuacja połączenia oznacza dorozumiane wyrażenie zgody. Wyrażoną w ten sposób zgodę mogą Państwo w każdej chwili odwołać, kontaktując się z nami jako administratorem danych, bądź z naszym Inspektorem Ochrony Danych. Dane kontaktowe znajdują się w § 3.

W wyjątkowych przypadkach, w szczególności gdy nagranie rozmowy będzie stanowić dowód w sprawie cywilnej, bądź karnej, przechowywanie już zarejestrowanej rozmowy na naszych serwerach może się odbywać na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), albo – jeżeli o takie przechowanie poproszą nas odpowiednie organy państwowe – na podstawie nałożonego na nas obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Naszym uzasadnionym interesem w sytuacjach wskazanych powyżej jest dochodzenie bądź obrona przed ewentualnymi roszczeniami, jakie mogą mieć Państwo wobec nas, albo my wobec Państwa.

Jeżeli przechowujemy nagrania na podstawie naszego uzasadnionego interesu, przysługuje Państwu prawo do złożenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Odbiorcy nagrań

Co do zasady rejestrujemy rozmowy wyłącznie dla celów własnych. Zastrzegamy jednak, iż w wyjątkowych przypadkach możemy przekazać organom państwowym – jednakże wyłącznie na ich żądanie, skierowane na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Nagrania rozmów nie będą przekazywane do odbiorców mających siedziby w państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ani do organizacji międzynarodowych.

Okres przechowywania nagrań

Nagrania rozmów będziemy przechowywać przez okres 30 dni. Następnie nagrania zostaną trwale usunięte z naszych serwerów. Okres wskazany powyżej może zostać w wyjątkowych przypadkach przedłużony – w szczególności na żądanie właściwych organów państwowych, albo gdy będziemy legitymować się uzasadnionym interesem, który będzie nas do tego uprawniać. Podkreślamy jednak, iż w takich przypadkach nie będziemy przetwarzać Państwa danych dłużej, niż jest to absolutnie konieczne. W takich przypadkach nagrania zostaną przez nas usunięte niezwłocznie, gdy przedawnią się wszelkie ewentualne roszczenia, albo gdy właściwe organy państwowe zwolnią nas z obowiązku dalszego przechowywania nagrań.

Państwa uprawnienia

Ponieważ podczas rejestracji nagrań rozmów telefonicznych oraz przechowywania nagrań na naszych serwerach przetwarzamy Państwa dane osobowe – wobec tej okoliczności przysługują Państwu następujące uprawnienia:

1. prawo żądania dostępu do danych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia ich przetwarzania;
2. prawo do przenoszenia danych;
3. cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
4. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowe opisy każdego z Państwa uprawnień zawarliśmy w § 8.

Obowiązek podania danych

Podanie Państwa danych podczas rozmowy telefonicznej jest całkowicie dobrowolne, niemniej w większości przypadków jest to konieczne celem załatwienia sprawy z którą Państwo dzwonią. Stąd też w takich przypadkach, odmowa podania danych może skutkować z naszej strony odmową zajęcia się Państwa sprawą.

Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Nagrania rozmów telefonicznych będziemy przechowywać na naszych serwerach – i w tym kontekście będziemy przetwarzać Państwa dane w sposób zautomatyzowany. Niemniej podczas takiego zautomatyzowanego przetwarzania nie będziemy wobec Państwa podejmować żadnych decyzji, tym bardziej takich które wywoływały skutki prawne, bądź podobne, a także nie będziemy tych danych profilować.

§ 10b. CHAT AI

Na naszej Stronie Internetowej udostępniliśmy Państwu funkcjonalność interaktywnego czatu opartego na modelach sztucznej inteligencji (Chat AI). Z racji na okoliczność, iż nie jesteśmy dostawcą technologii, z której korzysta udostępniony Państwu Chat AI, podczas jego korzystania Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszym paragrafie.

Cel i podstawa prawna

Państwa dane w postaci zapytań (promptów) wprowadzanych do Chatu AI, oraz dane techniczne związane z sesją przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi na zasadne pytania. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na chęci zapewnienia Państwu szybkiego i innowacyjnego kanału dostępu do informacji, w szczególności dotyczących oferowanych przez nas towarów i usług.

Odbiorcy danych i transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy

Usługa Chatu AI oparta jest na technologii dostarczanej przez OpenAI, tj. jednego z następujących podmiotów:

1. OpenAI Ireland Ltd, spółkę zarejestrowaną w Republice Irlandii, z siedzibą pod adresem 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlandia, numer rejestrowy 737350;
2. OpenAI, L.L.C., spółkę z siedzibą w Delaware, pod adresem 1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, Stany Zjednoczone, numer identyfikacyjny 7063675.

OpenAI zastrzega, iż dla użytkowników przebywających na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego podmiotem odpowiedzialnym za świadczenie usługi Chatu AI jest OpenAI Ireland Ltd z siedzibą w Republice Irlandii, zatem podmiot mający siedzibę na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie można jednakże wykluczyć, iż w toku świadczenia usługi Chatu AI Państwa dane mogą zostać przekazane do odbiorcy mającego siedzibę w państwie trzecim, tj. państwie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (USA). Niemniej wskazujemy, iż podstawą tego transferu jest umowa zawarta między nami a OpenAI, której treść oparta jest o Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony Państwa danych przetwarzanych w ramach takiego transferu.

Podwójna rola OpenAI w toku przetwarzania Państwa danych

W celu wygenerowania dla Państwa odpowiedzi na zadawane pytania za pośrednictwem Chatu AI, OpenAI działa jako nasz podmiot przetwarzający, na podstawie zawartej między nami a OpenAI umowy powierzenia przetwarzania danych. Jednocześnie wskazujemy, iż OpenAI może przetwarzać Państwa dane również dla własnych celów (np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa), działając w tym zakresie jako odrębny administrator danych.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez OpenAI znajdą Państwo w klauzuli informacyjnej OpenAI dostępnej pod linkiem: https://openai.com/pl-PL/policies/privacy-policy/.

Zasady korzystania z Chatu AI

Szczegółowe zasady korzystania z Chatu AI określone zostały przez nas w odrębnym regulaminie Strony Internetowej, który mogą Państwo odnaleźć na naszej Stronie Internetowej. Niemniej, w celu zapewnienia transparentności wskazujemy również w niniejszym dokumencie, iż zabronione jest wprowadzanie w zapytaniach (promptach) do Chatu AI informacji stanowiących informacje poufne, dane osobowe, a w szczególności dane osobowe szczególnych kategorii (np. dotyczących zdrowia).

Państwa uprawnienia

Ponieważ podczas korzystania przez Państwa z Chatu AI przetwarzamy Państwa dane osobowe – wobec tej okoliczności przysługują Państwu następujące uprawnienia:

1. prawo żądania dostępu do danych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia ich przetwarzania;
2. prawo do przenoszenia danych;
3. cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
4. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowe opisy każdego z Państwa uprawnień zawarliśmy w § 8.

Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Z racji na fakt, iż korzystanie przez Państwa z Chatu AI odbywa się w całości w środowisku cyfrowym, to przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych w związku z udostępnieniem Państwu tej funkcjonalności należy uznać za zautomatyzowane przetwarzanie Państwa danych.

Niemniej podczas takiego zautomatyzowanego przetwarzania nie będziemy wobec Państwa podejmować żadnych decyzji, tym bardziej takich które wywoływały skutki prawne, bądź podobne, a także nie będziemy tych danych profilować. Jako Administrator danych nie będziemy również zlecać dokonywania analogicznych czynności przetwarzania podmiotowi przetwarzającemu, tj. OpenAI.

§ 11. ODNOŚNIKI DO INNYCH STRON INTERNETOWYCH

Na naszej Stronie Internetowej, na Platformie B2B oraz w Aplikacji mogą znajdować się odnośniki do zewnętrznych witryn internetowych. Co do zasady takie witryny internetowe działają niezależnie od nas i nie są przez nas w żaden sposób nadzorowane. Witryny te mogą posiadać własne polityki prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się zapoznać.

§ 12. ZMIANA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Zapewniamy, iż nieustannie monitorujemy procesy ochrony danych osobowych w KENO. Z tego powodu niniejszy dokument może w przyszłości podlegać aktualizacji, do czego zastrzegamy sobie prawo. Jednocześnie podkreślamy, że wszelkie zmiany w treści niniejszego dokumentu w pierwszej kolejności będą mieć na celu zapewnienie Państwu najwyższej jakości ochrony danych osobowych oraz zwiększenie przejrzystości i czytelności niniejszego dokumentu. O wszelkich zmianach w niniejszym dokumencie będziemy Państwa informować na bieżąco.