Tento dokument stanovuje pravidla a základní informace o zpracování osobních údajů společností KENO Sp. z o.o. se sídlem v Gliwicích, zejména údajů Zákazníků a dalších zájemců o nabídku KENO, a to prostřednictvím webových stránek dostupných na adrese: https://www.keno-energy.com/, B2B platformy dostupné na adrese: https://b2b.keno-energy.com/, jakož i mobilní aplikace s názvem „MyKENO“ (k dispozici ke stažení na Google Play a AppStore) nabízející funkce analogické výše uvedené platformě B2B.

Tento dokument je obecné povahy. Pokud jste od společnosti KENO obdrželi jakoukoli jinou informační doložku týkající se zpracování vašich údajů, budou mít informace obsažené v této doložce přednost před ustanoveními těchto zásad. To je důležité zejména proto, že vzhledem k širokému spektru činností společnosti KENO mohou být vaše údaje v konkrétních případech zpracovávány z jiných důvodů a pro jiné účely, než které jsou uvedeny v těchto zásadách. Pokud jste však od společnosti KENO neobdrželi žádný další dokument týkající se zpracování osobních údajů, měla by být ustanovení těchto zásad považována za závazná v celém rozsahu a představují jedinou a úplnou informaci o zpracování údajů společností KENO.

V tomto dokumentu naleznete následující informace o zpracování vašich údajů společností KENO:

1. kdo je správcem vašich údajů – včetně kontaktních údajů;
2. na koho se můžete obrátit v případě dotazů nebo požadavků týkajících se zpracovávaných údajů a kdo je ve společnosti KENO odpovědný za zajištění zákonnosti zpracování údajů, tj. totožnost a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti KENO;
3. k jakým účelům může společnost KENO zpracovávat vaše údaje a na jakém právním základě, jakož i zda jste povinni poskytnout určité typy údajů, a pokud ano, zda se jedná o zákonný požadavek nebo zda je to nezbytné pro uzavření smlouvy mezi vámi a společností KENO;
4. komu může společnost KENO vaše osobní údaje předat a za jakým účelem;
5. zda má společnost KENO v úmyslu předat vaše údaje do zemí mimo Evropský hospodářský prostor nebo mezinárodním organizacím;
6. po jakou dobu může společnost KENO vaše údaje zpracovávat, a pokud to není možné přesně určit – na základě čeho bude společnost KENO tuto dobu určovat;
7. jaká práva máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany KENO;
8. zda budou Vaše údaje předmětem automatizovaného rozhodování, a pokud ano, v jakém rozsahu a na jakém základě.

V tomto dokumentu naleznete také informace o zpracování vašich údajů v souvislosti se záznamem telefonních hovorů na infolince KENO. Za tímto účelem vám doporučujeme, abyste se seznámili zejména s § 10a, jakož i s obecnými informacemi o totožnosti správce údajů, kontaktními údaji pověřence pro ochranu osobních údajů, jakož i s definicemi pojmů použitých v tomto dokumentu, obsaženém v § 1 – § 3.

§1. VÝZNAM POUŽITÝCH POJMŮ

Abychom zlepšili čitelnost tohoto dokumentu a zajistili srozumitelnost některých zde použitých termínů, uvádíme, že následující pojmy začínající velkými písmeny by měly být chápány následovně:

1. KENO (nebo Správce) – Společnost KENO s ručením omezeným se sídlem v Gliwicích, na adrese 609 Ignacego Daszyńskiego Street, 44-151 Gliwice, zapsaná do rejstříku podnikatelů vedeného Okresním soudem v Gliwicích, X obchodní divize Národního soudního rejstříku pod číslem KRS 0000688578, za použití NIP: 6312671983 a IČO: 36787086300000, se základním kapitálem ve výši 200 000,00 PLN.
2. GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Základní evropský právní akt o ochraně osobních údajů.
3. Uživatel – každý z vás, pokud využíváte služby KENO, zejména prostřednictvím Webových stránek nebo Platformy B2B.
4. Webová stránka – webová stránka dostupná na adrese: https://www.keno-energy.com/, která obsahuje základní informace o společnosti KENO a nabídce.
5. Platforma B2B – online prodejní platforma dostupná na adrese: https://b2b.keno-energy.com/, která umožňuje registrovaným uživatelům zadávat objednávky na zboží nabízené KENO.
6. Aplikace – mobilní aplikace pod názvem „MyKENO“, dostupná ke stažení do mobilních zařízení z Google Play a AppStore, s funkcionalitou analogickou Platformě B2B, tj. umožňující registrovaným Uživatelům objednávat zboží nabízené společností KENO
7. Třetí země – země, které nejsou členy Evropského hospodářského prostoru.
8. AI Chat – chat založený na technologii umělé inteligence, který je vám k dispozici na našich webových stránkách.

Pojmům, které nejsou uvedeny ve výše uvedeném seznamu, by měl být dán význam v souladu s obecnými pravidly polského jazyka. Ujišťujeme vás, že jsme vynaložili veškeré úsilí, aby byl tento dokument pro vás co nejčitelnější a nejsrozumitelnější.

Pokud v tomto dokumentu označujeme „nás“ nebo se označujeme jako „my“, pak v tomto případě máme na mysli společnost KENO – tj. správce.

Není-li v tomto dokumentu výslovně uvedeno jinak, pokud odkazujeme na funkčnost Platformy B2B a zpracování vašich údajů v souvislosti s používáním této platformy, máme na mysli také funkčnost Aplikace a zpracování vašich údajů během používání Aplikace.

§ 2. OSOBNÍ ÚDAJE, ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – DEFINICE

Za Vaše osobní údaje by měly být považovány veškeré informace, a zejména soubor informací o Vás, které umožní individuální identifikaci Vás jako jednotlivce, jednotlivce, konkrétní osoby. Pojmem „osobní údaje“ by se proto měly rozumět veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Je tedy třeba zdůraznit, že osobní údaje jsou informacemi pouze o fyzických osobách, nicméně pokud zastupujete společnost nebo jinou organizaci, bude společnost KENO osobní údaje nadále zpracovávat, avšak pouze v rozsahu informací, které se vás jako fyzické osoby přímo týkají – zástupců nebo zaměstnanců těchto společností či organizací.

Zpracováním údajů rozumíme prakticky všechny operace, které můžeme s vašimi osobními údaji provádět. Pod tímto pojmem se skrývá prakticky vše, co lze s vašimi údaji provádět od okamžiku jejich shromáždění až po jejich výmaz, včetně těchto operací. Zpracováním údajů tedy bude i pouhé držení údajů v databázích nebo archivech, jejich organizování, přenášení, úprava, aktualizace, jejich používání pro obchodní účely, jejich spojování do databází, pseudonymizace, anonymizace nebo kopírování.

§ 3. OBECNÉ INFORMACE – SPRÁVCE A POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce údajů

Správcem Vašich osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s poskytováním služeb nabízených na Webových stránkách a Platformě B2B, jakož i s jakýmikoli dalšími činnostmi prováděnými v souvislosti s výše uvedenými službami, je společnost KENO. Přímý kontakt se správcem můžete získat prostřednictvím následujících kontaktních míst:

1. E-mailová adresa: biuro@keno-energy.com,
2. Telefonní číslo: +48 32 341 71 71,
3. Adresa sídla: KENO Sp. z o.o., Ignacego Daszyńskiego 609, 44-151 Gliwice.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Rádi bychom vás informovali, že jsme jmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete obrátit v případě jakýchkoli dotazů nebo požadavků souvisejících se zpracováním vašich údajů. Pověřencem pro ochranu osobních údajů ve společnosti KENO je pan Kamil Stępor, kterého můžete kontaktovat:

1. E-mailová adresa: prawny@keno-energy.com,
2. Telefonní číslo: +48 603 640 013,
3. Korespondenční adresa: KENO Sp. z o.o., Ignacego Daszyńskiego 609, 44-151 Gliwice, s poznámkou: „Pověřenec pro ochranu osobních údajů“ nebo „Ochrana osobních údajů“.

Kontakt se správcem nebo pověřencem pro ochranu osobních údajů

Doporučujeme, aby veškeré dotazy nebo žádosti týkající se zpracování vašich osobních údajů společností KENO byly adresovány přímo pověřenci pro ochranu osobních údajů, a to jedním z výše uvedených způsobů kontaktu. Zároveň zdůrazňujeme, že jakákoli forma kontaktu s námi je rovnocenná a – pokud v tomto dokumentu nebo při kontaktování výslovně neuvádíme jinak – volba této formy je na vás a žádnou z těchto forem nebudeme při řešení záležitostí považovat za prioritní. Dotazy nebo žádosti týkající se zpracování osobních údajů, které nejsou adresovány přímo pověřenci pro ochranu osobních údajů, budeme rovněž posuzovat za stejných podmínek a se stejnou péčí jako v případě přímého kontaktování pověřence pro ochranu osobních údajů. Kromě toho přijímáme zásadu, že odpovídáme stejnou formou, v jaké byla otázka položena. Pokud nás například kontaktujete e-mailem, odpovíme vám stejnou formou na e-mailovou adresu, ze které jste svůj dotaz položili nebo o kterou požádali, pokud nám zákon neukládá odpověď jinou formou (např. písemně).

§ 4. ZDROJ SHROMAŽĎOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Hlavním zdrojem původu údajů, které zpracováváme, jste vy. Osobní údaje, které zpracováváme, tedy pocházejí přímo od subjektů údajů. Osobní údaje jsou shromažďovány zejména tehdy, když vy – uživatelé:

1. Dobrovolně je zadávají do formulářů zpřístupněných společností KENO (např. registrační formuláře nebo formuláře žádosti);
2. Připojit se nebo se zaregistrovat na webináře, semináře a školení pořádané společností KENO nebo jejími dodavateli;
3. používat B2B platformu nebo aplikaci;
4. Zadávat objednávky nebo nakupovat produkty a služby nabízené společností KENO;
5. Kontaktujte zákaznický servis KENO: telefonicky, poštou, e-mailem, B2B platformou nebo aplikací;
6. Poskytují údaje za účelem souhlasu se zasíláním marketingových informací, newsletterů nebo jiného obsahu adresovaného přímo KENO.
7. Používají funkci AI Chat, která je k dispozici na webových stránkách.

Soubory cookie a podobné soubory cookie a nástroje

Pokud používáte Webové stránky nebo Platformu B2B, budeme vaše údaje dále shromažďovat prostřednictvím souborů cookie. Podrobná pravidla týkající se shromažďování souborů cookie z naší strany jsme zahrnuli do samostatného dokumentu, který naleznete na následující adrese: https://www.keno-energy.com/KENO cookies.pdf File Policy.

Zároveň bychom Vás rádi informovali, že naše Webové stránky, B2B Platforma a Aplikace používají Google Analytics, Pixel Facebook a LinkedIn Insight Tag a podobně, tj. kódy, které shromažďují údaje o navigaci na webových stránkách. Výše uvedené informace budou použity pouze pro marketingové účely.

§ 5. DOBROVOLNÉ POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

Poskytnutí údajů, o které žádáme (např. ve formulářích), je pro vás v zásadě dobrovolné v tom smyslu, že nevyplývá z žádné zákonné povinnosti, které podléháte. Vyhrazujeme si však, že vaše osobní údaje jsou nezbytné k tomu, abychom mohli řádně poskytovat služby, které vám nabízíme, nebo abychom vám mohli dodat objednané zboží, nebo pro jiné účely související s námi poskytovanými službami nebo z nich vyplývající. To znamená, že vaše odmítnutí poskytnout údaje bude z naší strany plně respektováno, ale může mít za následek, že vám odmítneme poskytovat služby.

Pokud by však nastala situace, kdy je poskytnutí údajů z vaší strany povinné, budeme vás o tom jasně informovat před shromažďováním těchto údajů a v každém případě nejpozději v okamžiku shromažďování.

§6. ÚČELY A DŮVODY PRO ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ

Vaše údaje budeme zpracovávat pouze v případě, že pro takové zpracování budeme mít přesvědčivý právní základ. Veškeré informace o vás zpracováváme pro konkrétní, specifikovaný účel. Pokud pominou všechny právní důvody pro zpracování informací o vás, nebo pokud jsou splněny všechny účely, pro které jsme tak učinili, nebo se z nějakého důvodu jejich realizace stane nemožnou nebo nepřiměřenou – zavazujeme se v tomto ohledu vaše údaje vymazat nebo je anonymizovat takovým způsobem, aby nebylo možné dospět k závěru, že se vás týkají. Zdůrazňujeme, že anonymizace údajů je nevratný proces.

Podklady pro zpracování dat

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat z následujících důvodů:

1. Pokud tyto údaje potřebujeme k plnění nebo uzavření smlouvy s vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Tato smlouva se může týkat jak prodeje námi nabízeného zboží, tak poskytování námi nabízených služeb, včetně zejména organizace školení, nebo dokonce vedení vašeho profilu na Platformě B2B nebo v samotné Aplikaci. Na tomto základě však můžeme vaše údaje zpracovávat pouze v případě, že jste osobně smluvní stranou této smlouvy (např. jako živnostník nebo účastníci školení). Pokud jste pouze zástupcem nebo zaměstnancem společnosti nebo organizace, která je smluvní stranou takové dohody – tento základ se neuplatní. V tabulce níže je tento základ uveden jako „PLNĚNÍ SMLOUVY“.
2. Pokud nám obecně platné právní předpisy ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje, nebo pokud splnění takové povinnosti zahrnuje nutnost zpracování osobních údajů z naší strany (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). V tabulce níže je tento základ uveden jako „ZÁKONNÁ POVINNOST“.
3. Souhlas se zpracováním osobních údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – který jste nám udělili, pokud jsme o něj výslovně požádali nebo z vaší vlastní iniciativy. Váš souhlas bude účinný pouze tehdy, pokud bude vyjádřen dobrovolným, informovaným, konkrétním a jednoznačným způsobem. V situaci, kdy vás požádáme o souhlas a připravíme pro vás prohlášení o souhlasu (např. formou zaškrtávacího políčka na webových stránkách), vynaložíme veškeré úsilí, abychom zajistili, že obsah prohlášení o souhlasu vám poskytne všechny potřebné informace, abyste mohli svůj souhlas vědomě, konkrétně a jednoznačně udělit. Kromě toho standardně nepoužíváme praxi zaškrtávání políček nebo vkládání souhlasů týkajících se zpracování osobních údajů do obsahu dokumentů, které vám byly předloženy, takže jakýkoli vámi udělený souhlas je učiněn vědomě. Pokud jste udělili souhlas se zpracováním vašich údajů, můžete jej kdykoli odvolat kontaktováním pověřence pro ochranu osobních údajů pomocí jednoho ze způsobů kontaktu uvedených v § 3 tohoto dokumentu. Ujišťujeme vás, že odvolání souhlasu bude stejně jednoduché jako jeho udělení. V tabulce níže je tento základ uveden jako „SOUHLAS“.
4. Pokud máme oprávněný zájem na zpracování vašich údajů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Náš zájem může mimo jiné zahrnovat potřebu obhajoby nebo vymáhání nároků vzniklých na základě nebo v souvislosti se službami, které poskytujeme, reagovat na vaše stížnosti a požadavky a realizovat je, uchovávat archiv, zasílat vám marketingový obsah týkající se našich vlastních služeb nebo vám prezentovat některé další služby (např. další způsoby financování vašich nákupů na naší platformě B2B). V každém případě, pokud se při zpracování vašich údajů spoléháme na tento základ, máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů. Katalog situací, ve kterých zpracováváme vaše údaje na základě našeho oprávněného zájmu, je uveden níže, v sekci „Oprávněné zájmy“. V tabulce níže je tento základ uveden jako „OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM“.

Účely zpracování údajů

Níže uvedená tabulka uvádí účely, pro které údaje zpracováváme, stručný popis možných kroků, které můžeme podniknout k jejich provedení, a jejich právní základ.

Oprávněné zájmy

Vzhledem k tomu, že se při určování důvodů pro zpracování Vašich osobních údajů někdy opíráme o náš oprávněný zájem, vysvětlujeme v tabulce níže, v čem tento zájem v jednotlivých případech spočívá.

Zvláštní pravidla

Informace o účelech a důvodech zpracování údajů v souvislosti se záznamem telefonních hovorů a zpřístupněním AI Chatu na našich Webových stránkách naleznete v samostatných odstavcích, tj. v § 10a – pro nahrávání telefonních hovorů a v § 10b – pro AI Chat. Zároveň bychom rádi upozornili, že pokud některá z otázek uvedených v tomto dokumentu nebyla v těchto odstavcích řešena – na tyto činnosti zpracování se vztahují obecné zásady, které jsme uvedli v ostatních částech tohoto dokumentu.

§ 7. DOBA UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Ujišťujeme vás, že vaše údaje jsou uchovávány v souladu se zásadou minimalizace údajů, tj. pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelů, pro které byly údaje shromážděny, nebo – alternativně – dokud se realizace těchto účelů nestane nemožnou nebo neúnosnou.

Vzhledem k našemu obchodnímu profilu a specifičnosti účelů, pro které zpracováváme vaše údaje, je obtížné vyčíslit dobu uchovávání vašich údajů z naší strany. Z tohoto důvodu uvádíme níže místo číselně konkrétních dob zpracování údajů základ pro jejich výpočet:

1. dokud není odvolán souhlas se zpracováním osobních údajů – pokud jsou zpracovávány na základě souhlasu – nebo
2. dokud účinně nevznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu, nebo
3. dokud nebudou plně realizovány všechny kroky, které podnikneme na základě našeho oprávněného zájmu – nebo
4. do úplného splnění smlouvy – pokud toto plnění bylo základem pro zpracování údajů – nebo
5. dokud nebude zcela splněna povinnost, která se na společnost KENO vztahuje, nebo po uplynutí číselně uvedené doby, po kterou byla společnost KENO povinna údaje zpracovávat – nebo
6. až do uplynutí promlčecí lhůty pro jakékoli nároky.

Je třeba zdůraznit, že vaše údaje mohou být zpracovávány jak pro několik účelů, tak z několika důvodů současně. V takovém případě nemusí ztráta jakéhokoli základu (např. odvolání souhlasu) nebo dosažení jednoho z účelů (např. plnění smlouvy dodáním objednaného zboží) nemusí vždy vést k vymazání údajů. V takovém případě můžeme údaje nadále zpracovávat, ale s odkazem na jiné základy nebo jiné účely zpracování. Někdy bude odstranění jednoho ze základů nebo dosažení jednoho účelu zpracování spojeno s omezením rozsahu údajů, které zpracováváme.

§ 8. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Na základě ustanovení GDPR má každá osoba, jejíž údaje zpracováváme, řadu práv, která od nás může požadovat. Poskytujeme možnost a možnou pomoc při realizaci každého z nich, pokud by to nebylo technicky nebo právně nemožné. O případné nemožnosti uplatnění vašich práv vás budeme neprodleně informovat, pokud podáte žádost, které nejsme schopni vyhovět. Zároveň Vás ujišťujeme, že výše uvedené překážky technické či právní povahy budou jediným důvodem pro odmítnutí uplatnění Vašich práv.

V souvislosti se zpracováním údajů máte následující práva:

1. Právo na přístup k údajům – v rámci uplatnění tohoto práva můžete požadovat:
   1. potvrdit, že vaše údaje jsou vůbec zpracovávány;
   2. přístup k údajům – a pokud by se přímý přístup k nim ukázal jako technicky nemožný – získat jejich kopii.
2. Právo na opravu – v rámci uplatnění tohoto práva můžete požadovat:
   1. doplnění údajů – pokud jsou údaje, které máme, neúplné,
   2. aktualizace údajů – pokud jsou údaje, které máme, zastaralé,
   3. Oprava údajů – pokud jsou údaje, které uchováváme, v rozporu se skutečným stavem.
3. Právo být zapomenut – tj. právo požadovat výmaz údajů, které zpracováváme. Tato žádost vstoupí v platnost, když:
   1. vaše údaje jsme zpracovávali na základě souhlasu, který byl odvolán, nebo
   2. Vaše údaje jsme zpracovávali na základě našeho oprávněného zájmu a Vy jste účinně vznesli námitku proti zpracování, nebo
   3. Podle vašeho názoru již byly odstraněny všechny důvody a byly splněny všechny účely zpracování a údaje ještě nebyly vymazány.
4. Právo na omezení zpracování vašich údajů – v situaci, kdy se domníváte, že některé (ale ne všechny) údaje, které o vás zpracováváme, již nejsou nezbytné k tomu, abychom splnili účely zpracování. Vzhledem k potřebě zajistit implementaci zásady minimalizace údajů však zajišťujeme, že vaše údaje budou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném k dosažení předpokládaných účelů zpracování. Bez ohledu na výše uvedené vás ujišťujeme, že každou takovou žádost uznáme.
5. Právo na přenositelnost údajů – můžete nás požádat o přenos údajů z našich databází do databází jiného správce, pokud vaše údaje zpracováváme na základě výše označených předpokladů jako SOUHLAS nebo PLNĚNÍ SMLOUVY a pokud tyto údaje zpracováváme automatizovaným způsobem (např. uložením v IT systému). Toto právo můžeme uplatnit pouze na vaši žádost, pokud je to technicky proveditelné.
6. Právo podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů (PUODO) – podrobné informace o tom, jak podat stížnost, naleznete na adrese: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Veškeré žádosti o uplatnění práv uvedených v tomto odstavci – s výjimkou žádosti uvedené v bodě 6 výše (podání stížnosti u pověřence pro ochranu osobních údajů) – lze adresovat přímo pověřenci pro ochranu osobních údajů, kterého lze kontaktovat způsobem uvedeným v § 3.

Námitka

Je třeba zdůraznit, že v rámci práva být zapomenut uvedeného v bodě 3 výše máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů na základě našeho oprávněného zájmu. Jednotlivé situace, ve kterých zpracováváme vaše údaje na základě našeho oprávněného zájmu v § 6, jsme uvedli v § 6 v části „Oprávněný zájem“. V každém takovém případě, pokud zjistíte, že vaše základní práva na svobodu, a zejména vaše právo na soukromí, jsou důležitější nebo převažují nad naším oprávněným zájmem, o který se opíráme při zpracování vašich údajů, můžete vznést námitku tak, že se obrátíte přímo na pověřence pro ochranu osobních údajů pomocí jednoho ze způsobů kontaktu uvedených v § 3. Uděláme vše pro to, abychom vaši námitku bez zbytečného odkladu posoudili – a pokud ji zamítneme – uvedeme podrobné důvody, proč jsme ji zamítli. V každém případě, pokud nejste spokojeni s naší odpovědí na předloženou námitku, můžete podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů způsobem uvedeným v bodě 6 výše.

Identifikace

Zdůrazňujeme, že jsme povinni jednat v souladu se zásadou důvěrnosti a integrity osobních údajů, které zpracováváme. Proto můžeme před vyřízením vašich žádostí souvisejících s výkonem vašich práv ověřit vaši totožnost. Za tímto účelem Vás můžeme požádat o uvedení konkrétních údajů, které následně porovnáme s těmi, které zpracováváme. Vzhledem k tomu, že účelem takové žádosti je pouze ověření Vaší totožnosti a identifikace, nikdy nepůjde o dotaz na údaje, které nezpracováváme (např. pokud nezpracováváme Vaše číslo PESEL, nebudeme Vás o to žádat pro účely identifikace).

§ 9. PŘÍJEMCI ÚDAJŮ. TŘETÍ ZEMĚ A MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE

V průběhu dosahování účelů, pro které Vaše údaje zpracováváme, zejména při plnění smluv uzavřených mezi námi a Vámi nebo při plnění povinností, které nám ukládají obecně závazné právní předpisy, můžeme využít součinnosti třetích stran – především našich dodavatelů a státních orgánů, při kterých může dojít k předání Vašich údajů těmto subjektům. Ujišťujeme vás, že vaše údaje budou zveřejněny pouze v případě potřeby a v souladu se zákonem. Níže uvádíme typy subjektů, kterým můžeme vaše údaje zpřístupnit:

1. našim dodavatelům, se kterými pořádáme školení, akce a veletrhy;
2. našim dodavatelům, kteří nám poskytují IT, marketingové, kurýrní, spediční nebo finanční služby;
3. státním orgánům a dalším subjektům oprávněným podle obecně platných právních předpisů.

Třetí země a mezinárodní organizace

Neposkytujeme možnost předávání Vašich osobních údajů do třetích zemí (osobám nebo jiným subjektům s bydlištěm nebo sídlem na jejich území) nebo mezinárodním organizacím, a to s výhradou obsahu § 10b tohoto dokumentu.

§ 10. PROFILOVÁNÍ A AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ

Profilování – znamená automatizované zpracování osobních údajů, zejména s využitím IT algoritmů, které spočívá v analýze chování konkrétních osob (např. při používání webových stránek) a na tomto základě vytváření profilů preferencí, zájmů, lokality nebo ekonomické situace těchto osob, jejichž příkladným účelem může být přizpůsobení obsahu zobrazeného na webových stránkách.

Vaše osobní údaje, které zpracováváme, mohou být předmětem profilování. Toto profilování však nebude zahrnovat automatizované rozhodování proti Vám, které by pro Vás mohlo mít určité právní účinky. Vaše profily proto žádným způsobem nepoužíváme k přijímání závazných rozhodnutí o vás, která by pro vás měla důležité důsledky.

Základem pro profilování vašich osobních údajů z naší strany je náš oprávněný zájem a účelem je zlepšit kvalitu služeb, které poskytujeme, a přizpůsobit naši nabídku a obsah prezentovaný na Webových stránkách a Platformě B2B Vašim osobním preferencím a očekáváním.

Zároveň z důvodu snahy zlepšovat kvalitu a poskytovat služby, které nabízíme, co nejrychleji, mohou být některé činnosti, které provádíme (např. v souvislosti s vyřizováním zadaných objednávek) – nebo dokonce všechny – automatizovány a prováděny bez lidského faktoru. V důsledku toho mohou být vaše údaje zpracovávány automatizovaným způsobem. Během tohoto procesu však nebudeme činit žádná rozhodnutí o právních důsledcích pro vás.

Pokud si nepřejete, aby vaše osobní údaje byly předmětem profilování nebo automatizovaného zpracování, informujeme vás, že máte právo vznést námitku proti profilování.

§ 10a. NAHRÁVÁNÍ TELEFONNÍCH HOVORŮ

Rádi bychom vás informovali, že všechny telefonní hovory na horké lince KENO (číslo: +48 32 341 71 71) nahráváme. V tomto odstavci poskytujeme podrobné informace o zpracování vašich údajů v souvislosti se záznamem telefonních hovorů.

Všechny telefonní hovory nahráváme na KENO hotline. Po vytočení obecného čísla (+48 32 341 71 71) budete vyzváni k vytočení čísla pobočky na každé oddělení KENO. Proto klademe důraz na to, abychom evidovali hovory pod všemi čísly poboček.

Účely nahrávání hovorů

Telefonní hovory na infolince KENO nahráváme pro následující účely:

1. zajištění bezpečnosti zákazníků volajících na horkou linku,
2. umožnění dodatečného dokladu o podmínkách transakce dohodnutých během konverzace (pokud je konverzace obchodní povahy),
3. zlepšovat kvalitu zákaznického servisu z naší strany a umožnit průběžné testování úrovně této kvality.

Právní základ pro nahrávání hovorů

Telefonní hovory bez vašeho souhlasu nezaznamenáváme (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Zavoláním na infolinku jste informováni o nahrávání hovorů a o tom, že pokud s nahráváním nesouhlasíte, můžete zavěsit. Vzhledem k tomu, že nemůžeme získat váš souhlas jiným způsobem, bereme na vědomí, že po vyslechnutí výše uvedené komunikace představuje pokračování hovoru implicitní souhlas. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat tak, že nás kontaktujete jako správce údajů nebo našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje naleznete v § 3.

Ve výjimečných případech, zejména pokud bude záznam konverzace představovat důkaz v občanskoprávním nebo trestním řízení, může dojít k uložení již zaznamenaného rozhovoru na našich serverech na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) nebo, pokud nás o to požádají příslušné státní orgány, na základě zákonné povinnosti, která nám byla uložena (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Ve výše uvedených situacích je naším oprávněným zájmem uplatnit nebo se bránit proti jakýmkoli nárokům, které můžete mít vůči nám nebo které můžeme mít my vůči vám.

Pokud nahrávky ukládáme na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku.

Zaznamenávání příjemců

Zpravidla nahráváme konverzace pouze pro naše vlastní účely. Vyhrazujeme si však, že ve výjimečných případech je můžeme předat státním orgánům – ale pouze na jejich žádost, nařízenou na základě platných právních předpisů. Nahrávky hovorů nebudou předávány příjemcům se sídlem v zemích mimo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím.

Doba uchovávání záznamů

Nahrávky hovorů budeme uchovávat po dobu 30 dnů. Poté budou nahrávky trvale smazány z našich serverů. Výše uvedená lhůta může být ve výjimečných případech prodloužena – zejména na žádost příslušných státních orgánů, nebo pokud máme oprávněný zájem, který nás k tomu opravňuje. Rádi bychom však upozornili, že v takových případech nebudeme vaše údaje zpracovávat déle, než je nezbytně nutné. V takových případech nahrávky vymažeme, jakmile vyprší jakékoli nároky nebo když nás příslušné státní orgány zprostí povinnosti nahrávek dále uchovávat.

Vaše práva

Vzhledem k tomu, že Vaše osobní údaje zpracováváme při nahrávání nahrávek telefonních hovorů a ukládání nahrávek na našich serverech, máte s ohledem na tuto okolnost následující práva:

1. právo požadovat přístup k údajům, které se vás týkají, jejich opravu, výmaz a omezení jejich zpracování;
2. právo na přenositelnost údajů;
3. odvolat souhlas nebo vznést námitku proti zpracování;
4. podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Podrobný popis každého z vašich práv je uveden v § 8.

Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí vašich údajů během telefonického hovoru je zcela dobrovolné, ale ve většině případů je nezbytné pro vyřízení záležitosti, se kterou voláte. Proto v takových případech může mít odmítnutí poskytnout údaje za následek naše odmítnutí zabývat se vaším případem.

Automatizované zpracování dat

Na našich serverech budeme ukládat záznamy telefonních hovorů – a v této souvislosti budeme vaše údaje zpracovávat automatizovaným způsobem. Při takovém automatizovaném zpracování však nebudeme činit žádná rozhodnutí proti vám, zejména taková, která mají právní účinky nebo podobně, a nebudeme tyto údaje profilovat.

§ 10b. CHAT S UMĚLOU INTELIGENCÍ

Na našich webových stránkách jsme vám poskytli funkci interaktivního chatu založeného na modelech umělé inteligence (Chat AI). Vzhledem k tomu, že nejsme poskytovatelem technologie používané AI Chatem, která je Vám k dispozici, mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány způsobem a za podmínek uvedených v tomto odstavci.

Účel a právní základ

Vaše údaje ve formě dotazů (výzev) zadaných do chatu AI, jakož i technické údaje související s relace, jsou zpracovávány za účelem zodpovězení legitimních dotazů. Právním základem pro takové zpracování je náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), který spočívá v touze poskytnout vám rychlý a inovativní kanál přístupu k informacím, zejména pokud jde o zboží a služby, které nabízíme.

Příjemci údajů a přenos mimo Evropský hospodářský prostor

Služba AI Chat je založena na technologii poskytované společností OpenAI, tj. jedním z následujících subjektů:

1. OpenAI Ireland Ltd, společnost registrovaná v Irské republice, se sídlem na adrese 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irsko, registrační číslo 737350;
2. OpenAI, L.L.C., společnost z Delaware se sídlem na adrese 1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, Spojené státy americké, identifikační číslo 7063675.

OpenAI stanoví, že pro uživatele s bydlištěm v Evropském hospodářském prostoru je subjektem odpovědným za poskytování služby AI Chat společnost OpenAI Ireland Ltd se sídlem v Irské republice, tj. subjekt se sídlem v Evropském hospodářském prostoru. Nelze však vyloučit, že v rámci poskytování služby AI Chat mohou být vaše údaje předány příjemci se sídlem ve třetí zemi, tj. v zemi mimo Evropský hospodářský prostor (USA). Rádi bychom však upozornili, že základem pro toto předání je smlouva uzavřená mezi námi a společností OpenAI, jejíž obsah je založen na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany vašich údajů zpracovávaných v rámci takového přenosu.

Dvojí role OpenAI při zpracování vašich dat

Aby bylo možné generovat odpovědi na vaše otázky prostřednictvím chatu AI, společnost OpenAI vystupuje jako náš zpracovatel na základě smlouvy o zpracování údajů uzavřené mezi námi a společností OpenAI. Zároveň upozorňujeme, že OpenAI může vaše údaje zpracovávat i pro své vlastní účely (např. pro zajištění bezpečnosti), přičemž v tomto ohledu vystupuje jako samostatný správce údajů.

Podrobné informace o zpracování dat společností OpenAI naleznete v informační doložce OpenAI, která je k dispozici na odkazu: https://openai.com/pl-PL/policies/privacy-policy/.

Pravidla AI Chatu

Podrobná pravidla pro používání AI Chatu jsou námi specifikována v samostatných podmínkách Webových stránek, které naleznete na našich Webových stránkách. Z důvodu zajištění transparentnosti však v tomto dokumentu také uvádíme, že je zakázáno vkládat do dotazů (výzev) do AI Chatu informace, které představují důvěrné informace, osobní údaje a zejména osobní údaje zvláštních kategorií (např. zdravotní stav).

Vaše práva

Vzhledem k tomu, že vaše osobní údaje zpracováváme, když používáte službu Chat AI, máte následující práva:

1. právo požadovat přístup k údajům, které se vás týkají, jejich opravu, výmaz a omezení jejich zpracování;
2. právo na přenositelnost údajů;
3. odvolat souhlas nebo vznést námitku proti zpracování;
4. podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Podrobný popis každého z vašich práv je uveden v § 8.

Automatizované zpracování dat

Vzhledem k tomu, že vaše používání AI Chatu probíhá výhradně v digitálním prostředí, mělo by být zpracování vašich osobních údajů z naší strany v souvislosti se zpřístupněním této funkce považováno za automatizované zpracování vašich údajů.

Při takovém automatizovaném zpracování však nebudeme činit žádná rozhodnutí proti vám, zejména taková, která mají právní účinky nebo podobně, a nebudeme tyto údaje profilovat. Jako správce údajů také nebudeme zadávat podobné činnosti zpracování zpracovateli, tj. společnosti OpenAI.

§ 11. ODKAZY NA JINÉ WEBOVÉ STRÁNKY

Naše webové stránky, platforma B2B a aplikace mohou obsahovat odkazy na externí webové stránky. Obecně platí, že tyto webové stránky fungují nezávisle na nás a nejsou námi žádným způsobem kontrolovány. Tyto stránky mohou mít své vlastní zásady ochrany osobních údajů a podmínky, které vám doporučujeme přečíst.

§ 12. ZMĚNA ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ujišťujeme vás, že procesy ochrany osobních údajů ve společnosti KENO. Z tohoto důvodu může být tento dokument v budoucnu aktualizován, na což si vyhrazujeme právo. Zároveň zdůrazňujeme, že veškeré změny obsahu tohoto dokumentu budou primárně směřovat k zajištění nejvyšší kvality ochrany osobních údajů pro Vás a ke zvýšení transparentnosti a srozumitelnosti tohoto dokumentu. O všech změnách v tomto dokumentu vás budeme informovat.